Tous les clients n'ont pas besoin d'un profil complet. Un invité est une fiche légère pour un client de passage — quelqu'un que vous servez une fois, ou avant qu'il ne devienne un habitué — enregistré avec juste un nom et des coordonnées. C'est le moyen le plus rapide, pour l'accueil ou un comptoir chargé, de noter qui l'on sert sans s'arrêter pour créer un profil complet. Les invités se trouvent dans Clients → Invités.
En coulisses, un invité est stocké aux côtés de vos clients complets : il peut donc être rattaché à une facture ou à une réservation exactement comme n'importe quel autre client. La seule différence tient à ce que vous avez renseigné : un invité porte un nom et des coordonnées, tandis qu'un client complet porte en plus un numéro client, des préférences de communication et l'historique qui se constitue au fil du temps.
La liste des invités
Clients → Invités (/clients/guests) liste vos invités de passage avec leur
prénom, nom, téléphone, e-mail et adresse, les plus récents
en premier. Les onglets Clients et Invités en haut permettent de basculer
entre les fiches client complètes et les invités légers, afin que les deux ne se
mélangent jamais dans la même liste.
Ajouter un invité
Cliquez sur Nouvel invité pour ouvrir le formulaire. Saisissez ce que vous avez — prénom, nom, téléphone, adresse, et éventuellement un e-mail — puis Enregistrer l'invité. Il n'est pas obligatoire de remplir tous les champs ; un nom et un numéro de téléphone suffisent souvent pour un client de passage.
Vous n'êtes pas toujours obligé de passer par ici d'abord. Lorsque vous saisissez un nom et un numéro de téléphone directement au point de vente ou sur le formulaire de réservation de passage, Nkapio crée la fiche invité pour vous sur le champ — servir un client de passage n'interrompt donc jamais la vente ni la réservation.
Transformer un invité en client complet
Dès qu'un client de passage revient régulièrement, vous voudrez le conserver correctement dans vos fiches. Nkapio peut convertir un invité en client complet — cela lui attribue un numéro client et débloque tout ce que porte un profil complet : historique, réservations et abonnements. La conversion conserve la même fiche : rien de ce qui a déjà été saisi n'est perdu.
Avant de créer un nouveau client, Nkapio recherche un client existant correspondant aux coordonnées de l'invité. S'il en trouve un, vous pouvez rattacher l'invité à ce client plutôt que de créer un doublon — la réservation du client de passage et les données associées sont transférées vers le client existant, et la fiche invité est supprimée. On garde ainsi un seul profil propre par client, plutôt que plusieurs presque identiques.
Avant de commencer
- Autorisations. La création, la modification et la conversion des invités dépendent chacune de votre rôle. Si vous ne voyez pas le bouton Nouvel invité ou l'option de conversion, demandez à un administrateur de vous accorder l'autorisation correspondante.
- Ce qu'un invité peut et ne peut pas faire. Un invité peut être servi, facturé et réservé comme n'importe quel client. Ce dont il ne dispose pas tant que vous ne l'avez pas converti, c'est un numéro client et le profil complet — le suivi dans la durée, les abonnements et l'historique enrichi restent l'apanage des clients complets.
- Les invités ne sont pas dédoublonnés automatiquement. Deux clients de passage portant le même nom ou partageant un numéro de téléphone restent des fiches invité distinctes. Le dédoublonnage se produit lors de la conversion ou du rattachement d'un invité, pas au moment de l'ajout — vous pouvez donc enregistrer rapidement et faire le ménage plus tard.
Astuces
- Utilisez les invités pour les visites ponctuelles — réservez les profils clients complets aux clients réguliers que vous voulez suivre dans le temps.
- Notez un numéro de téléphone — c'est le moyen le plus rapide de joindre un client de passage au sujet d'une réservation ou d'une commande prête.
- Convertissez les habitués en clients — dès qu'un invité revient régulièrement, convertissez-le en client complet pour débloquer l'historique, les réservations et les abonnements.
Questions fréquentes
Puis-je vendre à un invité ou le réserver sans le convertir d'abord ? Oui. Un invité peut être rattaché à une facture ou à une réservation immédiatement. Ne le convertissez que lorsque vous voulez le profil et l'historique complets.
La conversion d'un invité fait-elle perdre ce que j'ai déjà saisi ? Non. La conversion conserve la même fiche et se contente de la promouvoir — le nom, les coordonnées et tout ce qui y est déjà rattaché restent avec elle.
Et si le client de passage est déjà un client ? Lors de la conversion, Nkapio recherche un client correspondant. S'il en existe un, rattachez-y l'invité au lieu de créer un doublon, et ses données y sont transférées.