Votre fichier client est la mémoire de votre entreprise. Chaque réservation, vente et facture se rattache à une fiche client : plus votre liste est propre, plus votre historique, votre chiffre d'affaires et vos relances sont clairs. Cette page est l'endroit où l'accueil, les responsables et toute personne qui sert la clientèle tiennent ces fiches à jour.
À côté des clients complets, Nkapio conserve aussi une fiche allégée pour les clients de passage que vous servez une fois sans ouvrir un profil complet. Ce guide porte sur les clients complets ; pour le volet passage, voyez Clients de passage & invités.
Étape 1 — Ouvrez Clients
Cliquez sur Clients dans la barre latérale. La liste montre chaque client avec son nom, son e-mail, son téléphone et sa date de création, du plus récent au plus ancien. L'onglet Guests regroupe les clients de passage servis sans fiche complète — vous pourrez les transformer en fiches complètes plus tard.
Étape 2 — Ajoutez un client
Cliquez sur Add client et remplissez la fiche — prénom, nom, téléphone, adresse et e-mail. Seul le nom est vraiment obligatoire ; complétez le reste dès que les informations arrivent. L'adresse e-mail compte surtout pour la facturation : les factures et reçus y sont envoyés, gardez-la donc exacte.
Deux choses à savoir avant de commencer :
- Il faut une autorisation pour gérer les clients. Le bouton Add client n'apparaît que pour le personnel dont le rôle permet de créer des clients. Si vous ne le voyez pas, demandez à un propriétaire ou à un responsable de vous accorder l'autorisation.
- Votre forfait fixe le nombre de clients. Une fois la limite atteinte, le bouton Add client est désactivé jusqu'à ce que vous passiez à un forfait supérieur ou libériez de la place.
Étape 3 — Retrouvez n'importe qui en quelques secondes
Utilisez les filtres nom et téléphone au-dessus de la liste pour la restreindre, et triez par nom ou par date de création pour parcourir vite. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche complète du client, où ses réservations, factures, abonnements et notes sont réunis — voyez Historique, fichiers & notes du client.
Fusionner les doublons
Une même personne se retrouve parfois avec deux fiches — un client de passage devenu client complet, un numéro saisi deux fois, un nom orthographié différemment. L'outil de fusion les consolide en une seule fiche propre. Vous recherchez et sélectionnez les doublons, puis choisissez quel nom, e-mail, téléphone et adresse conserver sur la fiche survivante. Tout ce qui était rattaché aux fiches fusionnées — réservations, factures, soumissions de formulaires — est reporté sur celle que vous gardez.
La fusion est définitive. Une fois validée, les fiches en doublon sont supprimées et la consolidation est irréversible : vérifiez bien votre sélection avant de finaliser.
Archiver ou supprimer
Retirer un client de votre liste l'archive : la fiche disparaît de la vue courante mais son historique reste intact en arrière-plan, de sorte que les factures et réservations passées demeurent complètes. La fusion fait exception — les doublons que vous regroupez sont supprimés définitivement une fois leurs données transférées vers la fiche survivante. Dans le doute, archivez plutôt que de fusionner : on peut toujours rouvrir un client archivé, mais pas défaire une fusion.
Astuces & FAQ
- Un client de passage qui revient ? Ouvrez sa fiche invité et transformez-la en fiche complète — son historique le suit.
- Deux fiches pour une même personne ? Utilisez la fusion plutôt que de supprimer l'une à la main, pour ne laisser aucune réservation ni facture orpheline.
- Des informations manquantes ? Ce n'est pas grave. Enregistrez avec un simple nom et ajoutez le téléphone, l'e-mail ou l'adresse plus tard ; la fiche reste modifiable.
- Impossible d'ajouter ou de modifier des clients ? C'est presque toujours une question d'autorisation ou de limite de forfait — voyez avec votre propriétaire ou responsable.