Nkapio réunit deux choses proches sous ce titre, et il est utile de savoir laquelle vous concerne avant de commencer :
- Une dépense d'entreprise est de l'argent qui a déjà quitté l'un de vos comptes — une facture fournisseur, du carburant, un loyer, une réparation. Vous l'enregistrez sur le compte qui l'a réglée, et elle en réduit le solde immédiatement.
- Une note de frais est de l'argent qu'un membre du personnel a dépensé de sa poche pour le compte de l'entreprise, et qu'il attend en retour. Une note est soumise, vérifiée, approuvée (ou refusée), puis enfin remboursée.
La distinction compte, car leur comportement diffère : une dépense est comptabilisée dès que vous l'enregistrez, tandis qu'une note ne touche un compte qu'une fois approuvée et payée.
Étape 1 — Ouvrez la liste
Cliquez sur Dépenses dans la barre latérale pour voir ce que votre entreprise a dépensé, ou ouvrez Notes de frais côté personnel pour examiner les demandes de remboursement. Chaque note affiche l'employé, son numéro, sa date, son titre, son montant et son statut ; filtrez par statut, employé ou plage de dates pour en retrouver une rapidement.
Une note passe par des étapes claires, indiquées par un badge coloré : En attente tant qu'elle attend une décision, Approuvée une fois validée, Refusée si elle est renvoyée, et Payée une fois remboursée en totalité.
Étape 2 — Vérifiez et approuvez
Ouvrez une note pour voir ses lignes, les reçus qui y sont joints et l'auteur de la demande. Chaque ligne porte sa propre description, quantité, prix, date, catégorie et le fournisseur payé, et la note en calcule le total pour vous.
- Approuvez pour valider la note — l'auteur et la date de l'approbation sont enregistrés, et la note passe en Approuvée, prête à être payée.
- Refusez pour la renvoyer avec un motif. Le demandeur voit votre note, peut corriger les détails et la soumettre à nouveau, ce qui la remet En attente.
Chaque action — créée, modifiée, approuvée, refusée, payée, resoumise — est conservée dans le journal d'activité de la note, il y a donc toujours une trace de qui a fait quoi.
Étape 3 — Enregistrez une nouvelle entrée
Pour une dépense d'entreprise, cliquez sur Nouvelle dépense, choisissez le compte qui l'a réglée, indiquez la date, saisissez le montant et la TVA éventuelle, puis ajoutez une description. L'enregistrer réduit le solde de ce compte et comptabilise la dépense immédiatement — il n'y a pas d'étape d'approbation.
Pour une note de frais, cliquez sur Nouvelle note, choisissez l'employé, donnez-lui un titre et des dates, et ajoutez une ligne pour chaque achat. Joignez la photo de chaque reçu au fur et à mesure — elle reste liée à la note, et les approbateurs ne courent jamais après les papiers.
Astuce : joignez le reçu au moment où vous enregistrez la ligne, pas plus tard. Une note dont les reçus sont déjà joints passe l'approbation bien plus vite.
Payer une note
Une fois une note approuvée, vous la remboursez, en totalité ou par parties, par l'une de trois voies :
- Espèces — un paiement direct depuis un compte de caisse ou bancaire.
- Paie — réglée via une période de paie, de sorte que le montant est versé en même temps que le salaire de l'employé.
- Avance — imputée sur une avance en cours que l'employé détient déjà. Lorsque vous approuvez une note, Nkapio l'impute automatiquement sur toute avance destinée à l'ajustement de dépenses ; une partie peut donc déjà être couverte.
Chaque paiement s'ajoute au total cumulé de la note ; dès que les paiements couvrent le montant complet, la note passe à Payée.
Bon à savoir
- Il faut la permission adéquate pour créer, approuver ou payer des notes — l'approbation et le paiement sont en général réservés aux responsables et aux comptables.
- Les catégories et les fournisseurs se saisissent ligne par ligne sur une note, vous pouvez donc répartir un même déplacement sur plusieurs catégories.
- Une dépense d'entreprise réduit le compte que vous choisissez : enregistrez-la sur le compte qui l'a réellement réglée pour garder des soldes justes.