Votre équipe fait tourner le calendrier : réservations, disponibilités et paie partent toutes de la fiche employé et de son planning. Chaque membre est un compte utilisateur — un e-mail pour se connecter, un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire, et les points de vente où il travaille. Cette page est généralement gérée par un propriétaire ou un manager ; il faut la permission de gérer le personnel pour l'ouvrir.
Avant d'ajouter quelqu'un, assurez-vous que les éléments auxquels il sera rattaché existent déjà : au moins un rôle (voir Rôles & permissions) et les points de vente où il travaillera. Les deux se choisissent dans des listes du formulaire : si un rôle ou un point de vente manque, créez-le d'abord.
Étape 1 — Ouvrez Employés
Dans la barre latérale, dépliez Personnel et ouvrez Employee. La liste montre chaque membre avec son rôle et son statut. De là, vous pouvez voir qui a accès et ouvrir la fiche de chacun pour la modifier.
Étape 2 — Ajoutez un membre
Cliquez sur l'action de création. L'essentiel est regroupé en haut :
- Compte — son e-mail de connexion et un interrupteur Actif. Les comptes inactifs sont conservés pour l'historique mais ne peuvent pas se connecter.
- Accès — un ou plusieurs Rôles (ce qu'il peut voir et faire) et les points de vente auxquels il appartient. Une personne peut cumuler plusieurs rôles et travailler dans plusieurs points de vente.
Le reste du formulaire — informations personnelles, emploi (type, service, poste, date d'embauche), rémunération et coordonnées bancaires — est optionnel et peut être complété plus tard. À l'enregistrement, Nkapio crée le compte et envoie à la personne une invitation pour définir son propre mot de passe ; elle ne peut pas se connecter tant qu'elle ne l'a pas confirmé, vous ne gérez donc jamais son mot de passe directement.
Étape 3 — Planifiez ses horaires
Les heures de travail se définissent en deux niveaux, ce qui les rend réutilisables :
- Les plannings de travail sont des modèles. Un planning porte un nom, un nombre d'heures hebdomadaires, un délai de tolérance optionnel et une configuration jour par jour — pour chaque jour travaillé, vous définissez une heure de début, une durée et une pause. Créez-en un par rythme utilisé (par exemple une semaine à temps plein ou un poste de week-end) et réutilisez-le dans toute l'équipe.
- Les plannings des employés affectent un planning de travail à une personne précise à partir d'une date de début (et une date de fin optionnelle). C'est là qu'un modèle devient les heures réelles de la personne.
Ouvrez Employee Schedules pour faire une affectation : choisissez l'employé, choisissez le planning de travail et fixez les dates d'effet. Le calendrier lit alors le planning actif de chaque personne pour connaître sa fenêtre de travail chaque jour — heure de début plus durée — et considère les jours sans heures comme non travaillés. C'est ainsi que les disponibilités apparaissent sur le calendrier et que les réservations hors horaires sont signalées.
Astuce : les plannings alimentent aussi le pointage et la paie — une seule source de vérité pour les heures.
Astuces & FAQ
- Un membre n'a aucune disponibilité. Il n'a probablement aucun planning d'employé actif couvrant cette date. Affectez-en un, ou vérifiez les dates de début/fin.
- L'employé n'apparaît pas dans la liste du planning. La liste ne montre que les personnes affectées au point de vente courant — ajoutez d'abord le point de vente à sa fiche.
- Erreur de chevauchement à l'enregistrement. Une personne ne peut avoir qu'un seul planning actif couvrant une même période. Clôturez l'ancien avec une date de fin avant d'en démarrer un nouveau.
- Modifier un planning existant revérifie les réservations à venir : vous serez averti si un changement entre en conflit avec un travail déjà au calendrier.