Pour tout ce qui a une durée de conservation — boissons, alimentaire, médicaments, cosmétiques — Nkapio suit une date limite par lot pour que vous vendiez le plus ancien d'abord (FEFO) et repériez le stock avant qu'il ne périme. C'est pensé pour ceux qui vivent ce risque au quotidien : le gérant qui doit passer en pertes des marchandises abîmées, le pharmacien qui ne peut pas délivrer un médicament périmé, le tenancier de bar qui surveille un casier de boissons approchant sa date. Retrouvez-le dans Inventaires → Péremption (disponible quand le suivi de péremption est activé).
Comment fonctionne le suivi de péremption
La péremption est une propriété du type de suivi d'un produit. Quand vous marquez un produit comme périssable, son stock n'est plus une simple quantité cumulée — il est reçu par lots, et chaque lot porte la date limite de ce lot. Deux livraisons différentes du même produit deviennent deux lots avec deux dates, suivis séparément.
À partir de là, Nkapio fait deux choses automatiquement :
- Écoulement FEFO (premier périmé, premier sorti) — quand vous vendez ou délivrez un produit périssable, Nkapio puise dans le lot dont la date est la plus proche d'abord, de sorte que le stock le plus à risque parte toujours en premier. Vous n'avez pas à choisir le lot à la main.
- Une fenêtre d'alerte avant péremption — chaque lot reçoit une date d'alerte, calculée comme la date limite moins un délai d'avertissement défini sur le produit (14 jours par défaut, ajustable par produit). Dès qu'un lot franchit cette date, il compte comme bientôt périmé.
Le tableau de bord de péremption
Inventaires → Péremption (/inventories/expiry) affiche chaque lot ayant une
date limite et du stock encore disponible. Le chiffre en tête compte les lots en
stock, répartis en périmés, bientôt périmés et corrects. Un graphique
lots par temps avant péremption les regroupe (périmé, ≤7 jours, 8–30 jours,
31–90 jours, 90+ jours), et le tableau lots par péremption liste chacun —
produit, numéro de lot, boutique, quantité, date à consommer de préférence
avant, jours restants, et un indicateur de statut (rouge pour périmé,
orange pour bientôt périmé, vert pour correct). Les lots sont classés du plus
proche au plus lointain, si bien que le stock le plus à risque figure en haut.
Alertes de péremption proche
Vous n'avez pas à consulter le tableau de bord en permanence. Nkapio lance une analyse quotidienne et envoie une notification lorsqu'un lot approche de sa date limite (il entre dans la fenêtre d'alerte) puis à nouveau lorsqu'un lot a périmé. Chaque lot déclenche chaque alerte une seule fois, vous êtes donc prévenu à temps sans être submergé de rappels. Ces alertes côtoient vos autres notifications de stock — voir Alertes et journaux de stock.
Avant de commencer
- Le suivi de péremption doit être activé pour votre espace de travail. Si vous ne voyez pas Inventaires → Péremption, c'est qu'il n'est pas encore activé pour votre offre.
- Vous devez avoir accès à l'inventaire. Le tableau de bord suit vos permissions produits — si vous pouvez voir les produits, vous pouvez voir le rapport de péremption.
- Les produits doivent être définis comme périssables. Un produit suivi en simple quantité n'a ni lots ni dates, il n'apparaît donc pas ici. Réglez le type de suivi sur périssable, puis réceptionnez sur ce produit.
- Les dates arrivent à la réception. La péremption ne fonctionne que si les marchandises sont reçues sur un lot avec une date limite — voir Ajouter des produits et suivre le stock.
- Le stock périmé est retenu à la vente. Par défaut, dès qu'un lot dépasse sa date limite, Nkapio l'empêche d'être vendu, pour que des marchandises périmées ne se glissent pas par erreur sur une facture.
Astuces
- Vendez le plus ancien d'abord (FEFO) — Nkapio choisit déjà pour vous le lot à date la plus courte ; la colonne jours restants vous indique quoi mettre en avant en boutique.
- Agissez sur les « bientôt périmés » avant qu'ils ne passent au rouge — remisez, groupez ou retournez le stock tant qu'il a encore de la valeur, plutôt que de le passer en pertes plus tard.
- Ajustez le délai d'avertissement par produit — donnez plus de marge aux produits qui s'écoulent lentement et moins à ceux qui tournent vite, pour que les alertes tombent quand vous pouvez encore agir.
- Enregistrez les lots avec précision à la réception — tout le tableau dépend de chaque lot reçu avec la bonne date limite.
FAQ
Un produit avec une durée de conservation n'apparaît pas. Pourquoi ? Il n'est probablement pas défini comme périssable, ou son stock a été reçu sans date limite. Seuls les lots qui ont une date limite et qui détiennent encore du stock figurent sur le tableau de bord.
Que devient un lot une fois périmé ? Il reste visible avec un indicateur rouge Périmé pour que vous le traitiez, et par défaut il est bloqué à la vente. Retirez la quantité restante par un ajustement de stock une fois que vous l'avez jeté ou retourné.
Nkapio choisit-il le lot pour moi quand je vends ? Oui. Pour les produits périssables, il puise d'abord dans le lot en stock dont la date est la plus proche — c'est le FEFO — vous n'avez donc pas à choisir manuellement.